基幹システムの刷新が決まり、情報システム部門に「来月までに複数ベンダーへRFPを出したい」という指示が届く。前回の刷新は十数年前で、当時の資料は残っておらず、事業部門や経営層の期待もばらばらという状況は珍しくありません。白紙から書き始めると、項目の抜け漏れや表現の揺れが起き、ベンダーごとに前提の違う提案が集まってしまいます。

この記事では、大企業の業務システム・基幹システム刷新を想定したRFPテンプレートを、項目一覧の表と記入例として本文にそのまま掲載し、使い方と注意点を解説します。

この記事を読むと理解できること

• RFPテンプレートを使う目的と、大企業のシステム刷新で役立つ理由

• 概要・提案依頼内容・選考の進め方の3部で構成するRFPテンプレートの項目一覧

• 架空の製造業を例にした各項目の記入例

• 全社展開や既存システム連携など、大企業向けに追記すべき項目

• RFPテンプレートを使うときに起きやすい失敗と対策

• テンプレートへの記入からベンダー提示までの進め方

RFPテンプレートとは 大企業のシステム刷新で使う意味

RFP(Request for Proposal)は、発注側がベンダーに対して提案してほしい内容と条件をまとめた提案依頼書です。RFPテンプレートは、その記載項目と順番をあらかじめ型にしたもので、毎回ゼロから構成を考える手間を省けます。RFPそのものの定義や、情報収集のためのRFIとの違いはRFIとRFPの違いを解説した記事で整理しています。

大企業でRFPテンプレートが特に役立つのは、関係者の多さに理由があります。情報システム部門、事業部門、経営企画、購買、法務、セキュリティ担当がそれぞれ別の観点でRFPを読むため、項目が固定されていないとレビューのたびに構成から議論が始まってしまいます。型があれば、各部門は自分の担当項目の中身に集中できます。

もう一つの理由は、ベンダー比較の公平性です。同じRFPテンプレートで同じ問いを投げることで、提案書の構成がそろい、価格以外の観点でも横並びに評価できます。稟議で「なぜこのベンダーなのか」を説明する際にも、共通の評価軸があること自体が説得材料になります。

一方で、RFPテンプレートはあくまで骨組みです。項目を埋めること自体が目的化すると、肝心の課題や目的が薄いRFPになってしまいます。各項目の考え方や文章の書き方はRFPの書き方を詳しく解説した記事にまとめているので、本記事のRFPテンプレートと併せて参照してください。

RFPテンプレートの全体構成 3部構成と項目一覧

本記事のRFPテンプレートは、上位の解説記事でも共通して採用されている「概要」「提案依頼内容」「選考の進め方」の3部構成をベースに、大企業の基幹システム刷新で必要になる項目を加えています。まずは全体像を一覧で確認してください。

この20項目が、大企業向けRFPテンプレートの標準セットです。案件の規模によって項目を統合したり細分化したりして構いませんが、「対象外とするもの」「移行要件」「体制とプロジェクト管理」の3つは、中小規模向けのRFPテンプレートでは省かれがちで、大企業の刷新では後から揉める原因になりやすい項目です。

RFPテンプレートの記入例 第1部 プロジェクト概要

ここからは、架空の企業として「国内に複数工場を持つ製造業A社が、販売・購買・在庫を扱う基幹システムを刷新する」という想定で、RFPテンプレートの記入例を示します。数値や固有の条件は説明のための例なので、自社の状況に置き換えて使ってください。

表紙・本書の目的・背景

RFPテンプレートの背景欄は「古くなったから」だけで終わらせず、経営方針や事業目標と結びつけて書くのがポイントです。ベンダーは背景から提案の重心を判断するため、ここが薄いと汎用的な提案しか返ってきません。

現状の課題と目的・ゴール

ゴールには、品質・費用・納期のどれを優先するかを明記します。優先順位がないと、ベンダーは安全側に倒して高めの見積もりを出すか、逆に機能を削った最低限の提案を出すかに分かれ、比較が難しくなります。

対象範囲と現行システム構成

大企業向けのRFPテンプレートでは、対象外の明記が特に重要です。ここが曖昧だと、ベンダーごとに想定範囲が異なり、見積金額の差が範囲の差なのか生産性の差なのか判別できなくなります。現行システムの構成図や連携一覧は別紙で添付し、本文には要点だけを書くと読みやすくなります。

RFPテンプレートの記入例 第2部 提案依頼内容

第2部は、ベンダーに「何を提案してほしいか」を伝えるパートです。RFPテンプレートの中でも最も分量が多く、各部門の要望が集まる部分なので、事務局が取りまとめのルールを決めておくと進めやすくなります。

提案システムの概要と機能要件

機能要件は優先度を3段階程度で付け、ベンダーに対応方法を選択式で回答してもらう形式にすると、比較表を作りやすくなります。実現方式を最初から特定のパッケージに限定しないことも大切です。方式を固定すると、比較できるのは同じ製品を扱う販売会社同士だけになってしまいます。

非機能要件と移行要件

大企業ではセキュリティ審査が稟議の前提になることが多いため、社内規程に準拠すべき旨と、ベンダーに回答してほしい観点をRFPテンプレートの非機能要件の欄で明示します。移行要件も、刷新プロジェクト全体の難易度を左右する項目です。基幹システム刷新の進め方全体は基幹システム刷新の記事も参考になります。

スケジュール・体制・成果物

体制の項目では、提案時のメンバーが実際にプロジェクトに参画するかどうかも確認しておきます。成果物のうちソースコードや設計資料の扱いは、将来の保守先変更や内製化の自由度に直結します。

保守運用・費用・契約条件

費用は初期費用だけでなく、運用保守やライセンス費用を含めた総額で比較できるよう内訳の粒度をそろえます。契約形態の考え方は準委任契約と請負契約の違いを解説した記事で整理しているので、法務部門との事前調整に活用してください。

RFPテンプレートの記入例 第3部 選考の進め方と評価基準

RFPテンプレートの第3部では、選考の手順と評価の考え方をベンダーに開示します。評価基準を示すことで、ベンダーは何に力点を置いて提案すべきかを理解でき、提案の質が上がります。

評価項目ごとの配点は、事前に社内で合意しておくのがおすすめです。配点をベンダーに開示するかどうかは企業の方針によりますが、少なくとも社内では評価シートを先に固めておくと、プレゼン後に「声の大きい部門の好み」で結論が決まる事態を避けられます。質問への回答を全ベンダーに共有するルールも、公平性を保つうえで欠かせません。

RFPテンプレートを大企業向けにカスタマイズするポイント

市販や無料で公開されている一般的なRFPテンプレートは、中堅規模のシステム導入を想定していることが多く、そのままでは大企業の刷新案件に足りない部分があります。ここでは、自社用にカスタマイズする際に追記したい観点を整理します。

全社展開と段階移行を前提にする

複数事業部や多数の拠点を持つ企業では、一度に全拠点を切り替えるのはリスクが高く、拠点単位や業務単位の段階移行が現実的です。RFPテンプレートの移行要件とスケジュールの欄に、先行導入する拠点の考え方や、旧システムとの並行稼働期間の想定を書き込みます。展開順序をベンダーに提案してもらう形にすると、各社の移行ノウハウを比較できます。

既存基幹システムとの連携を具体的に書く

刷新対象外のシステムとの連携は、大企業の案件で工数が膨らみやすいポイントです。連携先システムの名称、連携方式、データ項目、頻度を別紙の一覧にまとめ、RFPテンプレートから参照させます。連携先システムの保守ベンダーとの調整が必要な場合は、その役割分担もRFPに記載しておきます。

合意形成とセキュリティ審査のプロセスを織り込む

大企業では、要件の確定や設計レビューに情報システム部門、事業部門、経営層の承認が必要になります。RFPテンプレートの体制欄に、承認プロセスや会議体の想定を書いておくと、ベンダーは意思決定の待ち時間を見込んだ現実的なスケジュールを提案できます。セキュリティ審査で求める提出書類やチェックシートがある場合も、この段階で開示しておくと手戻りが減ります。

ベンダーロックインを避ける条件を入れる

特定ベンダーにしか保守できない状態は、将来の改修費用や交渉力に影響します。成果物の欄でソースコードや設計資料の引き渡しを求めること、データのエクスポート手段を確保すること、独自仕様への依存度を提案書に記載してもらうことなどを、RFPテンプレートに標準項目として組み込んでおくと安心です。

RFPテンプレート活用時によくある失敗と対策

RFPテンプレートは便利な反面、使い方を誤ると逆効果になることがあります。代表的な失敗パターンと対策を紹介します。

特に注意したいのが、現行業務の再現を前提にしてしまうケースです。RFPテンプレートの項目に沿って現行機能を書き写すだけでは、刷新の効果は限定的になります。現場の担当者が実際にどう使うかという視点で、業務そのものを見直す余地をRFPに残しておくことが、使われるシステムにつながります。

文章だけの要件が認識のずれを生むという点も見落とされがちです。RFPの段階から画面イメージやプロトタイプを使って関係者の認識をそろえておくと、提案の精度が上がり、要件定義に入ってからの手戻りも減らせます。

RFPテンプレートを使った作成から提示までの進め方

最後に、RFPテンプレートを使ってRFPを完成させ、ベンダーへ提示するまでの流れを整理します。

ステップ1 プロジェクト体制と事務局を決める

情報システム部門、事業部門、PMOなどからメンバーを集め、RFPの取りまとめを担う事務局を決めます。RFPテンプレートの項目ごとに担当部門を割り当てておくと、記入の抜け漏れを防げます。

ステップ2 課題と目的を言語化する

現場ヒアリングや業務フローの棚卸しを行い、現状の課題と目指す姿を整理します。現状の業務と目指す業務を分けて書き出しておくと、議論が整理しやすくなります。ここで合意した内容が、RFPテンプレートの背景・課題・目的の欄の土台になります。

ステップ3 RFPテンプレートに記入し社内レビューを行う

各担当がテンプレートの項目を埋め、事務局が表現や粒度をそろえます。法務、購買、セキュリティの各部門のレビューを経て、経営層に方針の承認を得ます。レビューの段階で評価基準と配点も固めておきます。

ステップ4 ベンダーへ提示し質疑応答を行う

候補ベンダーにRFPを提示し、説明会と質疑応答を実施します。質問への回答は全ベンダーに共有し、提案の前提をそろえます。提案書の受領後は、評価シートに沿って採点し、プレゼンテーションを経て選定します。

まとめ

RFPテンプレートは、大企業の業務システム・基幹システム刷新において、関係部門のレビューを効率化し、ベンダー比較の公平性を保つための土台になります。本記事では、概要・提案依頼内容・選考の進め方の3部構成で20項目のRFPテンプレートと、架空の製造業を例にした記入例を紹介しました。

大企業向けに使う際は、対象外の明記、段階移行、既存システムとの連携、合意形成とセキュリティ審査のプロセス、ベンダーロックインを避ける条件を追記することが重要です。一方で、RFPテンプレートを埋めること自体を目的にせず、課題と目的の言語化を先に行うことが、質の高い提案を引き出す近道です。

株式会社FAKEは、大企業DXの上流工程に入り、プロトタイプとヒアリングを反復して認識合わせと要件定義書の作成を一つのフローで進めるFDE支援を提供しています。RFP作成の進め方や支援会社の選び方はRFP作成支援の記事で紹介しています。

RFPテンプレートに関するよくある質問

RFPテンプレートは無料で公開されているものをそのまま使えますか

構成の参考にはなりますが、そのまま使うのはおすすめしません。公開されている一般的なRFPテンプレートは中堅規模の導入を想定していることが多く、大企業の刷新で必要になる移行要件、既存システム連携、承認プロセス、セキュリティ要件などが不足しがちです。本記事の項目一覧をベースに、自社の規程や体制に合わせて項目を追加してください。

RFPテンプレートの記入にはどれくらいの期間がかかりますか

案件の規模や社内の合意状況によって大きく変わります。基幹システムのように関係部門が多い案件では、課題の整理と社内レビューに時間がかかるため、記入作業そのものより合意形成の期間を見込んでおくことが大切です。事務局と各項目の担当を早めに決めると、全体の期間を短縮しやすくなります。

RFPと要件定義書はどう違いますか

RFPは、ベンダーに提案を依頼するために発注側の課題、目的、条件をまとめた文書です。要件定義書は、ベンダー選定後に発注側とベンダーが協力して、システムが満たすべき機能や仕様を詳細に確定させる文書です。RFPの段階では要件を決めすぎず、ベンダーの提案余地を残しておくことも重要です。

RFPテンプレートは社内の誰が管理するべきですか

情報システム部門やPMOが標準のRFPテンプレートを管理し、案件ごとに事務局がカスタマイズして使う形が一般的です。過去案件で発生した手戻りや質疑の内容をRFPテンプレートに反映していくと、次の案件の精度が上がります。全社で共通の型を持つことで、部門ごとにばらばらな形式でRFPが作られる状態も防げます。

社内だけでRFPを作るのが難しい場合はどうすればよいですか

社内に刷新経験者が少ない場合や、事業部門との合意形成に時間がかかっている場合は、RFP作成や上流工程を支援する外部パートナーの活用も選択肢です。その際は、特定の製品やベンダーに偏らない立場で支援してもらえるかを確認すると、公平な選定につながります。社内で用意したRFPテンプレートの下書きを外部パートナーと一緒に見直す進め方もあります。